Kebijakan Privasi — e-Learning DKM

e-Learning DKM (ELR) adalah aplikasi internal milik PT Dharma Karyatama Mulia ("DKM", "kami") untuk pelatihan karyawan secara daring: kursus, materi, quiz, dan sertifikat. Kebijakan ini menjelaskan data pribadi apa yang kami proses lewat ELR, untuk apa, siapa yang dapat melihatnya, dan hak Anda atas data tersebut, sesuai Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP).

1. Pengendali data

Pengendali data pribadi di ELR adalah PT Dharma Karyatama Mulia. Pengelolaan aplikasi dilakukan oleh Tim IT DKM; pemilik proses bisnis (pelatihan karyawan, prosedur PM-HRD-01) adalah Departemen HRD.

2. Data yang kami proses

Pemilik data	Data	Sumber
Karyawan pengguna ELR	Nama, email, login ID, departemen, jabatan, peran di ELR, status aktif	DKM One (setiap login) dan pengaturan ELR
Peserta outsource (karyawan alih daya yang ditempatkan di perusahaan lain)	Nama, username, perusahaan penempatan, email (bila diisi), password (disimpan dalam bentuk hash, tidak dapat dibaca), status aktif	Dibuat Admin ELR
Peserta kursus	Kursus yang diikuti, tanggal daftar dan selesai, materi yang sudah dibuka, nilai dan jawaban quiz setiap percobaan	Dicatat otomatis saat belajar
Peserta yang lulus	Sertifikat: nama, nomor sertifikat, kursus, nilai, tanggal terbit	Diterbitkan otomatis saat lulus quiz
Instruktur	Nama sebagai pengampu kursus (tampil di katalog dan sertifikat)	Diisi admin/instruktur
Admin, instruktur, SSO Admin	Jejak perubahan data (Audit Trail): siapa, kapan, data sebelum/sesudah	Dicatat otomatis

ELR tidak memproses data pribadi yang bersifat spesifik (kesehatan, biometrik, dan sejenisnya). Berkas yang diunggah ke ELR hanya materi pelatihan (PDF, slide PPT/PPTX) dari Admin dan Instruktur; berkas ini hanya dapat dibuka oleh pengguna yang berhak setelah login.

3. Tujuan dan dasar pemrosesan

Menyelenggarakan pelatihan, mencatat progres dan nilai, serta menerbitkan sertifikat sebagai bukti kompetensi (rekaman mutu ISO 9001/14001/45001 klausul 7.2) — pelaksanaan hubungan kerja (UU PDP Pasal 20 ayat (2) huruf b) dan kepentingan sah DKM (huruf f).
Akun, hak akses, dan Audit Trail — kepentingan sah DKM menjaga keamanan dan ketertelusuran data (huruf f).

4. Siapa yang dapat melihat data

Hanya karyawan DKM yang diberi akses ELR lewat DKM One dan peserta outsource yang akunnya dibuat Admin ELR, sesuai perannya: Peserta hanya melihat kursus, nilai, dan sertifikatnya sendiri; Instruktur melihat peserta, progres, dan sertifikat kursus yang diampunya; Admin dan Viewer (HRD/manajemen) melihat semua kursus, peserta, dan sertifikat; SSO Admin mengatur peran pengguna dan melihat Audit Trail.

5. Pihak lain yang menerima data

Hostinger (server di Jakarta) — tempat aplikasi dan database berjalan; cadangan mingguan penyedia disimpan di Singapura.
Cloudflare — jaringan pengaman dan penyalur lalu lintas web.
DKM One — sistem login terpusat DKM (nama, email, departemen, jabatan).
YouTube / Vimeo — bila materi berupa video, pemutarnya dimuat dari layanan tersebut sehingga mereka menerima data teknis browser Anda (alamat IP, jenis perangkat) menurut kebijakan privasi masing-masing. Tautan dokumen (mis. Google Drive) dibuka di layanan penyimpannya.

Data tidak dijual dan tidak dikirim ke pihak lain untuk pemasaran. ELR belum terhubung ke sistem HR pusat (Integra) maupun ERP; bila diaktifkan, kebijakan ini diperbarui. ELR tidak mengirim email.

6. Penyimpanan dan keamanan

Semua akses lewat HTTPS; karyawan DKM login lewat DKM One; peserta outsource login dengan username dan password (dibatasi 5 kali salah per menit); hak akses diperiksa di server untuk setiap halaman dan berkas materi.
Sertifikat PDF hanya dapat diunduh oleh pemiliknya, instruktur kursusnya, Admin, dan Viewer.
Database dicadangkan setiap hari; perubahan data oleh pengelola tercatat di Audit Trail.
Semua pustaka tampilan disimpan di server sendiri (tanpa CDN pihak ketiga).

7. Masa simpan

Riwayat pelatihan, nilai, dan sertifikat disimpan selama diperlukan sebagai rekaman mutu kompetensi karyawan. Peserta yang dikeluarkan dari kursus ditandai "dibatalkan" (tidak dihapus) agar sertifikatnya tetap tersimpan. Akun yang tidak aktif dinonaktifkan, tidak dihapus. Saat ini belum ada penghapusan otomatis; data yang sudah tidak diperlukan dihapus atas permintaan.

8. Hak pemilik data

Anda berhak meminta akses, perbaikan, penghapusan (sejauh tidak bertentangan dengan kewajiban hukum), pembatasan pemrosesan, dan salinan data pribadi Anda, serta menarik persetujuan. Kirim permintaan ke kontak di bawah.

9. Bila terjadi kebocoran

Bila terjadi kegagalan pelindungan data pribadi, kami memberi tahu pemilik data dan lembaga yang berwenang paling lambat 3 × 24 jam sejak diketahui, beserta data yang terdampak dan langkah penanganannya.

10. Perubahan kebijakan

Kebijakan ini dapat kami perbarui bila fitur atau peraturan berubah. Versi di bagian atas halaman menunjukkan versi terbaru.

11. Hubungi kami

PT Dharma Karyatama Mulia — Tim IT
Email: [email protected]
Untuk pertanyaan, permintaan hak pemilik data, atau pengaduan tentang data pribadi di ELR.

Kebijakan Privasi e-Learning DKM